A Constituição da República Federativa do Brasil, promulgada em 1988, criou o Sistema único de Saúde (SUS) a fim de que toda a população tenha acesso ao sistema público de saúde. O SUS é constituído por órgãos e instituições públicas federais, estaduais e municipais da Administração direta e indireta, fundações mantidas pelo Poder Público, além de algumas iniciativas privadas, em caráter complementar.

A entidade digital a ser analisada pelo Ministério da Saúde é a Autorização de Internação Hospitalar (AIH), documento utilizado para identificar o paciente e os serviços prestados sob regime de internação nos hospitais da rede do SUS e fornecer informações para o Sistema de Informação Hospitalar (SIH-SUS). É através desse documento que Hospitais, Profissionais e Serviços Auxiliares de Diagnose e Terapia - SADT se habilitarão a receber pelos trabalhos realizados.

O SIH-SUS, criado em 1990 em substituição ao Sistema de Assistência Médico-Hospitalar da Previdência Social (SAMHPS), é destinado a controlar e regular a cobrança e o pagamento das internações hospitalares do SUS, realizadas em todo território brasileiro.

Em 2004, após diversas modificações, foi implantada a gradativa descentralização do processamento do Sistema de Informação Hospitalar (SIH-SUS), para os níveis estadual e municipal.

O Ministério da Saúde visa, por meio do presente estudo de caso, analisar e avaliar as AIHs, de acordo com a base conceitual preconizada pelo Projeto InterPARES, buscando, dessa forma, propostas e/ou adequações do SIH-SUS como forma de garantir a confiabilidade, a autenticidade e a preservação destes documentos pelo tempo necessário.

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UNICAMP: Assessoria de Comunicação e Imprensa

A plataforma de teste é a Assessoria de Comunicação e Imprensa (ASCOM) da Universidade Estadual de Campinas (UNICAMP), criada em 1982, responsável pela produção, gerenciamento e armazenamento dos registros fotográficos digitais, em coberturas jornalísticas.

O estudo de caso examina os registros fotográficos, que são capturados em seu formato digital original, desde 2004, para análise e edição dos editores e jornalistas. As imagens são copiadas para um repositório próprio e referenciadas no Sistema SIARQ/PESQUISA, dotado de requisitos de descrição baseados nas normas ISAD(G) e EAD. Tratam-se de documentos arquivísticos digitais que devem ser mantidos confiáveis, autênticos e acessíveis ao longo do tempo.

Este estudo no âmbito do Projeto InterPARES visa à implementação de procedimentos de gestão e preservação nesse repositório de documentos.

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Rádio e Televisão da Universidade Estadual de Campinas (UNICAMP)

Arquivo universitário da esfera estadual (Autarquia em Regime Especial).

O campo de testes é a Rádio e Televisão da Universidade Estadual de Campinas (RTV/UNICAMP), responsável pela produção, gerenciamento e armazenamento dos programas de TV, que têm por objetivo divulgar, através da mídia televisiva, o conteúdo da produção científica e cultural da universidade.

Os programas de TV são mantidos pela subárea de Arquivo e Documentação, que recebe o material em fitas matrizes DVCAM, executa o processo de duplicação para DVD, classifica o material em sistema e o armazena em depósitos.

Trata-se de documentos arquivísticos digitais que devem ser mantidos ao longo do tempo de forma confiável, autêntica e acessível. Este estudo, no âmbito do Projeto InterPARES, visa à implementação de procedimentos de gestão e preservação de documentos audiovisuais.

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UNICAMP: Sistema de Bibliotecas

A plataforma de teste é a Biblioteca Digital (sistema que permite o registro, a captura e o acesso de documentos) do Sistema de Bibliotecas da Universidade Estadual de Campinas (SBU), criada em 8 de novembro de 2001, que dispõe para acesso público teses e dissertações produzidas pelos alunos de pós-graduação da universidade.

O estudo de caso examina as teses e dissertações digitais inseridas na Biblioteca Digital, que são reproduções confiáveis dos documentos originais em papel e, portanto, devem se manter autênticas e acessíveis aos usuários ao longo do tempo.

O presente estudo de caso pretende subsidiar a implementação de procedimentos de gestão e preservação do repositório de documentos da Biblioteca Digital.

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A plataforma de teste é a Diretoria Acadêmica (DAC) da Universidade Estadual de Campinas (UNICAMP), criado em 1963, organismo responsável pelo boletim de notas e frequências dos alunos de graduação, que é produzido em decorrência do controle de frequência e de avaliação de rendimento escolar.

Essas informações são registradas no Sistema de Gestão Acadêmica (interface web, intranet) desde 2002 e mantidas em tabelas de banco de dados. Quando consultadas pela DAC ou pelo professor, são apresentadas num modelo padrão (template) com o tipo documental objeto do estudo.

O boletim de notas e frequência dos alunos de graduação é um documento arquivístico que deve ser mantido ao longo do tempo, confiável, autêntico e acessível. Esse estudo no âmbito do InterPARES 3 pretende implementar os procedimentos necessários de gestão e preservação deste documento.

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O campo de testes é a Prefeitura da Cidade Universitária Zeferino Vaz, da Universidade Estadual de Campinas (UNICAMP), responsável pelo gerenciamento e armazenamento dos projetos de engenharia e arquitetura digitais, produzidos pela Diretoria Técnica da Coordenadoria de Infra-estrutura (DT-CINFRA) deste órgão.

Os projetos de engenharia e arquitetura, produzidos sob demanda por empresas prestadoras de serviços contratadas, são capturados, armazenados e gerenciados dentro do contexto tecnológico da DT-CINFRA. Estes tipos documentais são produzidos em decorrência da atividade de contratação de serviços de obras da Universidade Estadual de Campinas, de competência da Prefeitura da Cidade Universitária.

Trata-se de documentos arquivísticos digitais que devem ser mantidos ao longo do tempo, confiáveis, autênticos e acessíveis. Este estudo, no âmbito do Projeto InterPARES, visa à implementação de procedimentos de gestão e preservação no repositório desses documentos.

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UNICAMP: Diretoria Geral de Recursos Humanos

A plataforma de teste é a Diretoria Geral de Recursos Humanos (DGRH) da Universidade Estadual de Campinas (UNICAMP), criada em 1963, responsável pela produção do demonstrativo de pagamento de pessoal, que tem como objetivos demonstrar detalhadamente todos os eventos de pagamento para comprovar ganhos e descontos dos funcionários e demais colaboradores da universidade.

O demonstrativo de pagamento de pessoal é produzido por meio de consulta no Sistema Vetorh, implantado em janeiro de 2001, por meio do processamento dos dados da folha de pagamento, mantidas em tabelas do banco de dados. O demonstrativo de pagamento de pessoal é um documento arquivístico que deve ser mantido ao longo do tempo, confiável, autêntico e acessível.

Esse estudo no âmbito do InterPARES 3 pretende implementar os procedimentos necessários de gestão e preservação deste documento.

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O poder legislativo brasileiro é bicameral. A Câmara dos Deputados composta por 513 parlamentares é responsável, dentre outras competências conjuntas com o Senado Federal, pela elaboração de Leis, iniciada por uma proposição legislativa.

Proposição legislativa é o documento utilizado para formalizar a apresentação de matéria ao Congresso brasileiro, abrangendo portanto os Projetos de Lei Ordinária (PL), as Propostas de emenda à Constituição (PEC), os Projetos de Lei Orçamentária Anual (LOA) entre outros.

Convencionou-se chamar de "processo legislativo" o conjunto de regras relativas a apresentação e tramitação da proposição no âmbito do Congresso. A Secretaria-Geral da Mesa (SGM) é o órgão da Câmara dos Deputados responsável pelo processo legislativo. O acompanhamento do processo legislativo é efetuado pelo Sistema de Informação Legislativa (SILEG), implantado em 2001, com a finalidade de registrar e disponibilizar o fluxo de tramitação e o conteúdo das proposições legislativas, com acesso imediato ao texto integral na Intranet e no Portal da Câmara dos Deputados.

A entidade digital em análise é o dossiê digital das proposições legislativas – Projeto de Lei Ordinária. O estudo de caso visa à identificação dos requisitos necessários para a autenticidade e preservação de longo prazo da entidade digital estudada.

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Criado em 1984, o Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo (SAESP) tem como órgão central o Arquivo Público do Estado. A instituição, por meio de seu Departamento de Gestão do SAESP (DGSAESP), é responsável pela formulação e implementação da política estadual de arquivos e pela integração e aperfeiçoamento das atividades de arquivos e protocolos dos órgãos e entidades da Administração Pública Paulista.

O Sistema Informatizado Unificado de Gestão Arquivística de Documentos e Informações (SPdoc) consiste em um conjunto de procedimentos e operações técnicas da gestão arquivística de documentos processados eletronicamente, aplicável a documentos convencionais e digitais produzidos, recebidos e acumulados no âmbito da Administração Pública Estadual. O Sistema SPdoc representa um desdobramento necessário e desejável ao trabalho que o Departamento de Gestão do SAESP vem desenvolvendo, na medida em que contribui significativamente para a modernização e a eficácia da administração, controle das finanças públicas, transparência das ações de governo, preservação do patrimônio documental e pleno acesso às informações públicas.

O Arquivo Público do Estado de São Paulo, por meio do Departamento de Gestão do SAESP, pretende com este estudo de caso promover o aprimoramento do SPdoc visando torná-lo um sistema coorporativo de governo. Ao mesmo tempo, o Arquivo Público do Estado de São Paulo espera colaborar com o Projeto InterPARES no desenvolvimento de conhecimento teórico-metodológico essencial para a formulação de estratégias, políticas e padrões capazes de assegurar a preservação e o acesso de longo prazo aos documentos produzidos ou gerenciados eletronicamente.

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No ano de 2005, um novo modelo de gestão administrativa foi implantado na Prefeitura Municipal de Porto Alegre: o planejamento estratégico, que trabalha com a transversalidade das atividades, dividindo as ações municipais em eixos de atuação, constituídos por programas de governo e por ações de programas.

A entidade digital em análise é o Portal de Gestão da Prefeitura Municipal de Porto Alegre. Este portal centraliza informações referentes à implantação do planejamento estratégico municipal e permite que o registro de informações e dados seja feito de forma estruturada, padronizada e descentralizada, além de possibilitar o compartilhamento destes conteúdos em tempo real. O Portal de Gestão é acessado no endereço: http://www2.portoalegre.rs.gov.br/portaldegestao/. A estrutura dos programas e das ações de governo é definida no Plano Pluri Anual (PPA) do município.

O Gabinete de Planejamento Estratégico do Gabinete do Prefeito é o órgão responsável pelo gerenciamento das atividades do modelo de gestão implantado e do Portal de Gestão. Os demais órgãos da administração centralizada e descentralizada do município utilizam a ferramenta na publicação e atualização das informações dos programas de governo.

A análise do Portal de Gestão, no âmbito do Projeto InterPARES, visa à verificação de condições favoráveis à sua preservação e à definição de procedimentos em prol da autenticidade, segurança e confiabilidade da entidade digital em estudo.

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