TEAM Mexico Glossary

Bold text denotes glossary definitions.

accesibilidad

s., La disponibilidad y usabilidad de la información, en el sentido de la capacidad o facilidad futura de la información de poder ser reproducida y por tanto usada.

anexo

s., Aquel documento que, al ser físicamente conectado a un documento de archivo por medio de un acto, pasa a formar parte de ese documento de archivo.

archivar

v., Guardar (separar, apartar) un documento elaborado o recibido junto con documentos de archivo que participan en la misma acción o asunto o está relacionado con una misma persona o sujeto, de tal forma que puede ser recuperado para futura acción o referencia.

archivo

s., [de “file”] La suma o conjunto integrado de documentos que participan en el mismo asunto o están relacionados con un mismo evento, persona, lugar, proyecto o materia. Sin.: “expediente” o “dossier”. (See also:  expediente, )

archivo

s., [conjunto documental] La suma de todos los documentos elaborados y recibidos por una organización, persona moral o física en el desarrollo de actividades y que son preservados. [lugar] Un sitio donde los documentos de archivo seleccionados para preservación permanente son conservados. [de “archive”] (institución) instancia responsable de la preservación y distribución de documentos de archivo seleccionados para su preservación permanente.

atributo de un documento de archivo

s., [diplomática] Característica definitoria de un documento de archivo o de un elemento del mismo; p. ej. el nombre del autor.

atributos

s., Características que identifican de forma inequívoca a un documento de archivo.

autenticación

s., Declaración de autenticidad de un documento de archivo en cierto punto específico del tiempo realizada por una persona con calidad jurídica y con autoridad para hacer tal declaración (p.ej. servidor público, notario, autoridad certificadora). (See also:  autenticidad, evaluación de autenticidad, requisito de autenticidade, )

autenticar

v., Declarar, ya sea oralmente, por escrito o por fijación de un sello, que cierta entidad documental es lo que se propone ser, sin alteraciones o corrupciones, después de haber verificado su identidad e integridad. Véase también: “certificado de autenticidad”.

autenticidad

Junto con fiabilidad y exactitud es uno de los elementos que conforman la confianza de un documento de archivo; consiste en la acreditación de un documento de archivo de ser lo que pretende ser sin alteraciones o corrupciones. Los documentos auténticos son los que han mantenido su identidad e integridad al paso del tiempo gracias a la evidencia de su carácter, requisitos o circunstancias inherentes. (See also:  autenticación, evaluación de autenticidad, presunción de autenticidad, requisito de autenticidad, requisitos básicos de autenticidad, requisitos de referencia, )

autor

s., Persona física o jurídica que tiene la autoridad y capacidad para emitir un documento de archivo o en cuyo nombre u orden el documento de archivo ha sido emitido.

base de datos

s., Colección de unidades de datos afines, interrelacionados y estructurados de forma tal que permiten el rápido acceso, manipulación y extracción de ciertos subconjuntos de esos datos por parte de programas creados para tal efecto o lenguajes de búsqueda rápida (query).

base de datos operativa

s., Base de datos que contiene y maneja datos esenciales para un sistema de información, los cuales deben ser independientes de las interfaces o presentación de ese sistema.

borrador

Documento de archivo elaborado para fines de corrección.

cadena de bits

s., Datos digitales codificados en una secuencia no estructurada de bits o dígitos binarios y que son transmitidos, almacenados o recibidos como una unidad. (See also:  cadena de bytes (cadena de caracteres), )

cadena de bytes (cadena de caracteres)

s., Secuencia o cadena de bits cuyos datos (bits o dígitos binarios) están agrupados en unidades estructuradas de longitud fija y predeterminada llamadas “bytes” o caracteres. (See also:  cadena de bits, )

cadena de preservación

s., Secuencia de controles que se extiende sobre todo el ciclo de vida de los documentos de archivo para asegurar su identidad e integridad a lo largo del tiempo. (See also:  control intelectual, custodia, custodia ininterrumpida, custodio, )

captura

s., Acto de registrar y/o salvar una instanciación, manifestación o estado particular de un objeto digital.

capturar

v., Registrar y salvar – fijar de manera sintácticamente estable en un medio de almacenamiento digital no volátil – una instanciación, manifestación o estado particular de un objeto digital o grupo de ellos.

característica de un documento de archivo

[diplomática] Una de las cualidades inherentes a todos los documentos de archivo, tal como una forma documental fija, un contenido estable, un vínculo archivístico con otros documentos de archivo (tanto dentro como fuera del sistema) así como un contexto identificable.

carpeta

Cubierta dentro de la cual se guardan libremente documentos de archivo no electrónicos que pertenecen al mismo expediente, por lo general ordenados cronológicamente. Un expediente o dossier puede estar distribuido a lo largo de varias carpetas. Véase también: “expediente”.

cinta de audio digital

s., También conocida como “DAT” por digital audio tape. Cinta plástica recubierta con un medio de grabación ferromagnético, con capacidad de hasta 4 gigabytes de datos (4 x 10**9 bytes) grabados digitalmente, por lo general mediante método de grabación de escaneo helicoidal. (See also:  cinta de audio lineal, )

cinta de audio lineal

s., También conocida como “DLT” por digital linear tape. Cinta plástica recubierta con un medio de grabación ferromagnético, con capacidad de hasta 35 gigabytes de datos (35 x10**9 bytes) grabados digitalmente en cada cartucho por lo general usando el método de grabación longitudinal. (See also:  cinta de audio digital, )

clasificación

s., Organización sistemática de documentos de archivo en grupos o categorías de acuerdo a métodos, procedimientos o convenciones preestablecidas y representadas en un plan, cuadro o esquema. (See also:  clasificar, cuadro o esquema de clasificación, )

clasificar

v., Arreglar sistemáticamente en grupos o categorías de acuerdo a criterios establecidos. (See also:  clasificación, cuadro o esquema de clasificación, documento de archivo clasificado, )

codificación digital

s., También llamada encodificación digital. Consiste en el uso de valores numéricos diferenciados – discretos o discontinuos – tales como los dígitos binarios 0 y 1 utilizados para representar un objeto, que de esta forma será un objeto digital, a diferencia de un espectro continuo de valores (como los generados por un sistema analógico). (See also:  digital, )

compatibilidad

s., La capacidad de diferentes dispositivos o sistemas ─programas, formatos de archivo, protocolos, incluso lenguajes de programación, etcétera─ para trabajar juntos o intercambiar datos sin necesidad de modificación previa. Véase también: “multiplataforma”, “interoperabilidad”.

compatibilidad retrospectiva

s., La capacidad de un sistema o programa de compartir datos y/o comandos con versiones anteriores del mismo, o con otros sistemas y programas a los que ha sustituido o pretende sustituir. Algunas veces esta compatibilidad se limita a la capacidad de leer datos anteriores pero no se extiende a la capacidad de reescribir estos datos en formatos que puedan ser leídos por versiones anteriores. (See also:  conversión, )

completitud

s., Característica de un documento de archivo que se refiere a la presencia dentro del mismo de todos los elementos requeridos por el creador y el sistema jurídico para ser capaz de generar consecuencias. Junto con el “carácter primitivo” y la “efectividad” de un documento es una cualidad básica de un documento de archivo original. (See also:  documento de archivo completo, documento de archivo original, )

componente digital

s., Un objeto digital que es parte de uno u más objetos o documentos digitales, así como también los metadatos necesarios para ordenar, estructurar o manifestar su contenido y forma, y que requieren de cierta acción de preservación.

compresión

s., Recodificación de datos digitales para reducir sus dimensiones y poder así ahorrar espacio de almacenamiento o tiempo de transmisión.

confianza

s., La cualidad de un documento de archivo de ser fidedigno, fehaciente, cuando reúne las características de fiabilidad, autenticidad y exactitud: es decir, puede establecer, declarar o afirmar hechos; es evidente su carácter sin alteraciones ni corrupciones y su información es precisa, correcta, veraz y pertinente.

contexto de procedencia

s., La instancia creadora, así como su mandato, estructura y funciones. (See also:  contexto documental, contexto jurídico-administrativo, contexto tecnológico, )

contexto documental

s., Los fondos archivísticos a los que pertenece un documento de archivo, así como su estructura interna. (See also:  contexto de procedencia, contexto jurídico-administrativo, contexto tecnológico, )

contexto jurídico-administrativo

s., El sistema legal y organizacional al cual pertenece el cuerpo creador. (See also:  contexto de procedencia, contexto documental, contexto tecnológico, )

contexto tecnológico

s., Características propias del equipo y programas (hardware y software), así como de otros componentes de un sistema de cómputo electrónico en el que los documentos de archivo son creados. (See also:  contexto de procedencia, contexto documental, contexto jurídico-administrativo, )

control intelectual

s., El control establecido sobre el material archivístico al documentar en auxiliares de consulta su procedencia, arreglo, composición, alcance, contenido informacional, así como sus relaciones internas y externas. (See also:  cadena de preservación, custodia, custodia ininterrumpida, custodio, )

conversión

s., Proceso de transformación de un documento digital hacia otro objeto digital desde un formato o versión de un formato hacia otro. (See also:  compatibilidad retrospectiva, migración transformativa, migración transformativa de documentos de archivo, )

copia básica

s., Duplicado de un objeto digital salvado en el formato de archivo en el cual fue creado originalmente o en el cual fue usado y salvado la última vez, haciéndolo por tanto inmediatamente accesible y legible en el ambiente usual de oficina de su creador.

copia certificada

s., Aquella elaborada por una persona autorizada para llevar a cabo tal función, y por tanto con validez legal.

creación de un documento de archivo

s., La primera fase del ciclo de vida de un documento de archivo durante el cual este es elaborado o es recibido y luego separado (apartado, guardado) para futura acción o como referencia, por lo general dentro de un sistema de preservación archivístico. (See also:  crear un documento de archivo, declaración de documentos de archivo, documento de archivo creado, elaboración de documentos de archivo, separar, )

creador

s., También llamado “creador de documentos de archivo”. Persona física o jurídica que hace (elabora), recibe o acumula documentos de archivo por razones de su mandato, misión, función o actividades; es quien genera el más alto nivel de agregación al cual los documentos de archivo pertenecen; es decir, los fondos. (See also:  persona competente, persona jurídica, )

crear un documento de archivo

v., Elaborar y separar – o recibir y separar – (apartar, guardar) documentos de archivo. (See also:  crear un documento de archivo, declaración de documentos de archivo, documento de archivo creado, elaboración de documentos de archivo, separar, )

criptografia

La práctica y estudio de proteger la información mediante su transformación (encriptación) a una forma ilegible, llamado texto cifrado. Sólo quien posee una llave secreta (privada) puede descifrar (o desencriptar) el mensaje nuevamente hacia texto “plano” legible.

cuadro o esquema de clasificación

s., Un plan o esquema para la identificación sistemática e información descriptiva de documentos de archivo así como las actividades de una organización en categorías basada en convenciones de estructura lógica, métodos y reglas procedimentales preestablecidas. (See also:  clasificación, clasificar, documento de archivo clasificado, )

custodia

s., La responsabilidad básica para la tutela de los documentos de archivo o archivos basada en la posesión física de los mismos sin que necesariamene implique un título legal. (See also:  cadena de preservación, control intelectual, custodia ininterrumpida, custodio, )

custodia ininterrumpida

s., Una línea ininterrumpida y documentada de cuidado, control y típicamente posesión de un cuerpo de documentos de archivo desde su creación hasta la preservación, la cual sirve como medio de protección de la autenticidad de esos documentos. (See also:  cadena de preservación, control intelectual, custodia, custodio, )

custodio

s., Persona o institución que tiene bajo su cargo la función de guardar o vigilar (una persona, propiedad, documentos u otros valores). (See also:  cadena de preservación, control intelectual, custodia, custodia ininterrumpida, )

custodio confiable

s., Un preservador que puede demostrar que no tiene razón o interés alguno para alterar los documentos de archivo preservados ni permitir que otros lo hagan y que es capaz de implementar todos los requerimentos necesarios para la preservación de copias auténticas de los documentos bajo su cuidado. (See also:  requisito de autenticidad, requisitos básicos de autenticidad, funcionario de confianza de documentos de archivo, )

dato

s., La unidad más pequeña de información con significado.

dato digital

s., La mínima cantidad de información con significado, expresada en forma de dígitos – generalmente binarios – codificados de acuerdo a una convención preestablecida y fijados en un medio digital.

declaración de documentos de archivo

v., Acción de separar intelectualmente documentos creados o recibidos por medio de la asignación de códigos de clasificación de acuerdo al esquema de clasificación añadiendo estos códigos a los metadatos de identificación, así como por la asignación de números de registro a dicho documento y a los metadatos basados en un esquema de registro de identificación. (See also:  cuadro o esquema de clasificación, documento de archivo declarado (manifiesto), documento recibido, separar, )

definición de tipo de documento

También conocida como “DTD” por document type definition. Es la manera en que se define un cierto tipo de documento (libro, plano, mapa, etcétera) en los metalenguajes SGML o XML y que consiste en una descripción detallada de ese tipo de documento utilizando un grupo de etiquetas de “marcado” definidas expresamente para esa clase de documentos. La definición de tipo de documento consiste en una descripción de la estructura, sintaxis, validación e interpretación del documento a describir. Su función básica es mantener la consistencia entre todos los documentos que utilicen la misma DTD a través de un formato común a todos ellos. Véase también: “esquema de un documento”.

descompresión

s., Recuperación de una imagen o datos comprimidos previamente a su forma original – no comprimida. Algunos métodos de compresión pierden información de manera que la imagen o datos descomprimidos no son equivalentes al original.

descripción archivística

s., Creación de una representación precisa de una unidad de descripción y en su caso las partes que la componen, mediante la captura, análisis, organización y registro de la información que sirve para identificar, administrar, localizar y explicar los materiales archivísticos así como el contexto y los documentos de archivo que se producen de la descripción. Véase también: “control administrativo”, “archival documentation” (See also:  control intelectual, descripción de documentos de archivo, )

descripción de documentos de archivo

v., Registro de información extraída de un conjunto de documentos de archivo adquiridos con fines de preservación permanente, acerca de su naturaleza, aspecto y contextos (jurídico-administrativo, de procedencia, procedimental, documental y tecnológico), y también acerca de los cambios que hayan experimentado desde su creación. (See also:  descripción archivística, )

digital

a., Representación de objetos o datos físicos por medio de valores numéricos diferenciados – discretos o discontinuos – por lo general valores numéricos binarios (bits), de acuerdo con un código o convención preestablecidos.

documentación

Todo material que sirve principalmente para describir y hacer más entendible un sistema, sin intención de contribuir a su operación. La documentación es frecuentemente clasificada de acuerdo a su propósito; así para cierto sistema pueden existir documentos de sus requerimientos, documentos acerca de su diseño, etcétera. En contraste a la documentación orientada hacia el desarrollo y mantenimiento del sistema, la documentación del usuario describe aquellos aspectos del mismo que son del interés de los usuarios finales.

documento

Unidad indivisible de información constituida por un mensaje fijado a un medio de manera sintácticamente estable. Un documento tiene por tanto siempre una forma fija y un contenido estable. (See also:  anexo , documento de archivo, documento identificado, documento recibido, esquema de un documento, )

documento de archivo

s., Documento elaborado o recibido durante el curso de una actividad práctica ─ya sea como instrumento o derivado de esa actividad─ y que es separado (apartado, guardado) para acción posterior o como referencia. También se le conoce como “documento archivístico”. (See also:  anexo , atributo de un documento de archivo, borrador, característica de un documento de archivo, copia certificada, creación de un documento de archivo, documento, documento de archivo autenticado, documento de archivo auténtico, documento de archivo clasificado, documento de archivo completo, documento de archivo creado, documento de archivo de autoridad, documento de archivo declarado (manifiesto), documento de archivo dinámico, documento de archivo ejecutado, documento de archivo electrónico, documento de archivo fiable, documento de archivo habilitador, documento de archivo instructivo, documento de archivo oficial, documento de archivo original, documento identificado, documento recibido, elemento de documento de archivo, primera manifestación de un documento de archivo, )

documento de archivo autenticado

s., Un documento de archivo cuya autenticidad ha sido declarada en cierto punto específico del tiempo por una persona con calidad jurídica y con autoridad para hacer tal declaración (p.ej. servidor público, notario, autoridad certificadora). (See also:  documento de archivo auténtico, documento de archivo completo, documento de archivo de autoridad, documento de archivo fiable, documento de archivo oficial, )

documento de archivo auténtico

s., Documento de archivo que es lo que pretende ser y está libre de alteración o corrupción. (See also:  copia certificada, documento de archivo autenticado, documento de archivo completo, documento de archivo fiable, documento de archivo oficial, documento de archivo original, )

documento de archivo clasificado

s., Documento de archivo elaborado o recibido por el creador al que se le ha asignado un código o número de clasificación basado en un cuadro o esquema de clasificación. (See also:  clasificación, cuadro o esquema de clasificación, )

documento de archivo completo

s., Un documento de archivo que contiene todos los elementos requeridos por el creador y el sistema jurídico y por tanto, es capaz de generar consecuencias. (See also:  documento de archivo auténtico, documento de archivo de autoridad, documento de archivo fiable, documento de archivo original, documento de archivo oficial, )

documento de archivo creado

s., Un documento recibido o elaborado que ha sido declarado documento de archivo y apartado ─guardado o separado─ para futura acción o referencia, usualmente en un sistema de documentos de archivo. (See also:  creación de un documento de archivo, crear un documento de archivo, declaración de documentos de archivo, elaboración de documentos de archivo, separar, )

documento de archivo de autoridad

s., Un documento de archivo considerado por su creador como documento oficial generalmente sujeto a controles procedimentales que no son requeridos para otra clase de copias. La identificación de documentos de archivo autorizados corresponde a una oficina con responsabilidad primaria y es uno de los componentes del plan de retención documental; a este último también se le conoce como “tabla de vigencias”, “tabla de retención” o “catálogo de disposición documental”. (See also:  documento de archivo auténtico, documento de archivo autenticado, documento de archivo completo, documento de archivo fiable, documento de archivo oficial, documento de archivo original, )

documento de archivo declarado (manifiesto)

Un documento identificado, elaborado o recibido por el creador, al cual se le ha asignado un código de clasificación basado en el cuadro de clasificación y ha sido registrado de acuerdo a un esquema de registro. (See also:  cuadro o esquema de clasificación, declaración de documentos de archivo, documento recibido, separar, )

documento de archivo digital

s., Un documento digital que es tratado y manejado como un documento de archivo. (See also:  digital, documento de archivo, )

documento de archivo dinámico

s., Un documento de archivo cuyo contenido depende de datos que pueden tener instanciaciones variables las cuales pueden estar almacenadas en bases de datos y hojas de cálculo internas o externas al sistema en donde el documento de archivo es generado.

documento de archivo ejecutado

Un documento de archivo que ha participado en la fase de ejecución de un procedimiento administrativo, y al que se le han agregado metadatos pertinentes que expresan las acciones tomadas durante el curso del procedimiento, tales como prioridad y fecha de transmisión, hora y/o lugar, acciones tomadas, número de transacción, etc.

documento de archivo electrónico

s., Un documento de archivo analógico o digital consistente en un mensaje elaborado con base en impulsos electrónicos y que puede ser almacenado en un dispositivo al efecto, transmitido a través de un canal o red y reconstruído a lenguaje natural o forma original por medio de un equipo electrónico el cual es indispensable para poder hacerl nteligible el documentode nuevo.

documento de archivo fiable

s., Un documento de archivo capaz de sostener o testificar los hechos que consigna. También se le conoce como: “documento de archivo confiable”. (See also:  documento de archivo auténtico, documento de archivo autenticado, documento de archivo completo, documento de archivo oficial, )

documento de archivo habilitador

s., Un documento de archivo prospectivo codificado en lenguaje de máquina que está activamente involucrado en llevar a cabo una acción o proceso. Es una de las seis categorías funcionales de documentos de archivo junto con los documentos dispositivos, instructivos, narrativos, probativos y de apoyo.

documento de archivo instructivo

Un documento de archivo prospectivo que contiene instrucciones acerca de acciones o procesos a ejecutar. Es uno de las seis categorías funcionales de documentos de archivo junto con los documentos dispositivos, habilitadores, narrativos, probativos y de apoyo.

documento de archivo oficial

s., Versión o instanciación completa, final y autorizada de un documento de archivo. Sin.: documento de archivo autorizado. (See also:  documento de archivo auténtico, documento de archivo autenticado, documento de archivo completo, documento de archivo de autoridad, documento de archivo fiable, documento de archivo original, )

documento de archivo original

s., La primera copia o prototipo de un documento de archivo; cierta forma en la cual otro instrumento es transcrito, copiado o iniciado. (See also:  documento de archivo auténtico, documento de archivo autenticado, documento de archivo de autoridad, documento de archivo completo, documento de archivo fiable, documento de archivo oficial, )

documento identificado

Un documento elaborado o recibido al cual le han sido adjuntados metadatos de identidad (personas, acciones, fechas de compilación, etc.). (See also:  documento recibido, )

documento recibido

s., Un documento transmitido a un creador por parte de una persona física o jurídica externa. (See also:  documento identificado, )

elaboración de documentos de archivo

s., El conjunto de principios, políticas, reglas y estrategias que controlan el proceso de creación de documentos de archivo a partir de documentos recibidos o elaborados. (See also:  creación de un documento de archivo, crear un documento de archivo, gestión de documentos de archivo, )

elemento de dato

Un componente discreto – esto es, no continuo o diferenciado – de datos.

elemento de documento de archivo

[diplomática] Parte constitutiva de la forma documental de un documento de archivo; un elemento es una expresión de forma visible sobre un documento de archivo; p.ej. una firma.

elemento de forma

s., Parte constitutiva de la forma documental de un documento de archivo, visible en su superficie. Puede ser extrínseco, como un sello o intrínseco como una inscripción. También se le denomina: “elemento formal”.

elemento extrínseco

s., [diplomática] Un elemento de la forma documental de un documento de archivo que forma parte de su apariencia externa. Véase también: “elemento intrínseco”.

elemento intrínseco

s., [diplomática] Un elemento de la forma documental de un documento de archivo que forma parte de su composición interna y que expresa la acción en la cual participa el documento de archivo así como su contexto inmediato. Véase también: “elemento extrínseco”.

esquema de clasificación

Véase: “cuadro o esquema de clasificación”

esquema de un documento

s., Un documento que cumple con las especificaciones de los metalenguajes SGML o XML y que define la estructura, contenidos y restricciones de otros documentos que a su vez cumplen con esos metalenguajes, de manera similar a una definición de tipo de documento o DTD.

estable

a., Dícese con referencia al contenido de un documento, el cual puede o no ser cambiado de acuerdo a reglas fijas preestablecidas. (See also:  variabilidad vinculada (acotada, limitada), )

evaluación de autenticidad

s., La determinación acerca de si un documento posee todos los elementos formales que se asume que debía presentar cuando fue elaborado o recibido la primera vez y separado – apartado o guardado. (See also:  autenticidad, presunción de autenticidad, requisito de autenticidad, requisitos básicos de autenticidad, requisitos de referencia, )

exactitud

s., Junto con autenticidad y fiabilidad es uno de los elementos que conforman la confianza de un documento de archivo; existe de acuerdo con el grado en el que datos, información, documentos o archivos son precisos, correctos, veraces, libres de errores o distorsiones, y pertinentes a un asunto o materia.

expediente

s., La suma o conjunto integrado de documentos que participan en el mismo asunto o están relacionados con un mismo evento, persona, lugar, proyecto o materia. Sin.: “archivo” o “dossier”. (See also:  archivo, )

fiabilidad

Junto con autenticidad y exactitud es uno de los elementos que conforman la confianza de un documento de archivo; existe cuando un documento de archivo puede establecer, declarar o sostener al acto o hecho del que es relativo y es establecida determinando la competencia del autor, y examinando tanto la completitud en la forma del documento de archivo como el nivel de control ejercido durante su proceso de creación.

firma digital

s., Un conjunto de números en código basado en técnicas criptográficas de llave pública y/o privada que se embebe dentro de un documento digital con el fin de garantizar que ese documento no ha sido alterado o modificado en forma alguna desde su creación y firma. También se le conoce como “firma electrónica avanzada” o por sus siglas: “FEA” o “FIEL”. (See also:  criptografia, firma electrónica, )

firma electrónica

s., Una marca digital que al ser agregada o ser lógicamente asociada a un documento de archivo funge como una firma sobre el mismo, y es usada por el firmante para asumir la responsabilidad u otorgar consentimiento sobre el contenido del documento de archivo. (See also:  firma digital, )

forma documental

Reglas de representación según las cuales el contenido de un documento de archivo, su contexto administrativo, documental y su autoridad son comunicados. La forma documental posee tanto elementos extrínsecos como intrínsecos. También se le conoce como: “presentación documental”. Véase también: “forma”, “overall presentation”, “ontología A”.

forma intelectual

s., [diplomática] El conjunto de atributos de forma de un documento de archivo que representan y comunican los elementos de la acción en la que está involucrado, así como sus contextos documental y administrativo.

formato de datos

s., Organización de datos dentro de los expedientes, usualmente diseñada para facilitar el almacenamiento, recuperación, procesamiento, presentación o transmisión de datos por parte del software.

formato digital

s., La representación codificada como bytes de un objeto digital, la cual define reglas sintácticas y semánticas que permiten el mapeo o correspondencia de un modelo de información a una cadena de bits y viceversa. En la mayoría de los contextos, el término formato digital es usado indistintamente con conceptos relacionados a archivos digitales tales como formato de archivo, envoltura del archivo, codificación de archivo, etcétera. Sin embargo, existen algunos contextos, “tales como el transporte de red de flujo de contenido formateado o consideración a los flujos de contenido a un nivel de granularidad más refinado que aquel de un archivo”, donde la referencia específica a 'archivo' es inapropiada. Sin.: presentación digital.

funcionario de confianza de documentos de archivo

s., Dentro de una organización, la persona u oficina responsable de guardar y administrar los documentos de archivo de cierto creador. Esta persona u oficina no debe tener ningún interés creado para alterar o dejar alterar esos documentos y debe ser capaz de implementar todos los requerimientos para documentos auténticos. (See also:  custodio confiable, requisito de autenticidad, requisitos básicos de autenticidad, )

gestión de documentos de archivo

La función de capturar, almacenar y conservar documentos de archivo y la información acerca de ellos, así como el conjunto de reglas que norman dicha función. También se le denomina “gestión documental”. (See also:  creación de un documento de archivo, crear un documento de archivo, elaboración de documentos de archivo, sistema de gestión de documentos de archivo, )

identidad

El conjunto de características inherentes a un documento de archivo que lo identifican de forma única y lo distinguen de otros documentos de archivo. Junto con integridad, conforma la autenticidad de un documento. Véase también: “ontología C”.

integridad

La cualidad de un documento de archivo de estar completo e inalterado en todos sus aspectos esenciales. Junto con identidad, conforma la autenticidad de un documento. Véase también: “ontología C”.

manifestar

v., Representar un objeto digital que se encuentra almacenado hacia una forma apropiada para su presentación a una persona (forma legible por humanos) o a una computadora (forma legible por máquina). Véase también: “reconstituir”.

mapa de bits

Representación digital de una imagen que consiste en una rejilla matricial o “raster” compuesta de puntos o celdas arreglados en líneas y columnas, cada uno de ellos representado por un conjunto de datos numéricos que determinan la posición y el valor del color de cada punto o “pixel” y que en combinación crean una impresión visual de líneas, sombras o matices específicos dentro de una imagen mono o policromática en la pantalla de un computador o sobre una hoja impresa.

mapa de datos

s., Es una representación gráfica de una base de datos y sus relaciones de acuerdo a un “diccionario de datos”, con miras a tener una mejor perspectiva del diseño y estructura de la base. Se usa como herramienta para que las personas no familiarizadas con esa base de datos puedan entenderla de una manera sencilla y rápida.

medio

Material físico o substancia sobre la cual la información se registra o almacena. También se le conoce como “soporte” o “medio escriptorio”. (See also:  medio digital, )

medio digital

s., También conocido como soporte digital. Es el material físico, tal como un disco compacto, DVD, cinta o disco duro usado como soporte para almacenamiento de datos digitales. (See also:  medio, )

migración

s., El proceso de mover o transferir objetos digitales de un sistema hacia otro. Véase también: “refrescado”, “migración transformativa”. (See also:  migración de documentos de archivo, )

migración de documentos de archivo

s., El proceso de mover documentos de archivo de un sistema que se hace obsoleto hacia otro más moderno con el fin de asegurar su accesibilidad continuada, dejando intacta su forma física y su contenido intelectual. (See also:  conversión, migración, migración transformativa de documentos de archivo, refrescado, refrescado de documentos de archivo, )

migración transformativa

s., El proceso de convertir o actualizar sistemas y/o objetos digitales hacia nuevas generaciones de tecnología computacionales, tanto en equipo como en programas, formatos, etcétera. (See also:  conversión, migración, migración de documentos de archivo, migración transformativa de documentos de archivo, )

migración transformativa de documentos de archivo

s., El proceso de conversión de documentos de archivo en el curso usual y ordinario de las operaciones propias de la organización (de otra manera la actividad no es migrar sino crear), con propósitos de asegurar la compatibilidad con nuevas generaciones o configuraciones de hardware o software, dejando intacta su forma intelectual. (See also:  conversión, migración, migración de documentos de archivo, migración transformativa, )

modelo de datos

s., Es un producto de la etapa de diseño de una base de datos cuyo objetivo es el de identificar y organizar los datos tanto lógica como físicamente.

normalización

El proceso de crear, almacenar o ajustar documentos digitales u otros objetos digitales en un forma tipificada o estandarizada de datos o formatos de archivo limitando su variedad. Véase también: “codificación perdurable”, “estrategia de preservación”.

objeto digital

s., Agregación de valores discretos – diferenciados o discontinuos – de una o más cadenas de bits con datos acerca de un objeto documental y los metadatos acerca de las propiedades del mismo y, cuando sea necesario, los métodos para realizar operaciones sobre el objeto. (See also:  cadena de bits, digital, )

persona competente

s., La persona física o jurídica a la que se le ha otorgado la autoridad y capacidad de actuar dentro de una marco específico de responsabilidad. (See also:  persona jurídica, )

persona jurídica

Entidad que tiene la capacidad o el potencial para actuar legalmente y que está constituido por una sucesión o grupo de personas físicas o morales, y en algunos países, también por un grupo de propiedades. (See also:  persona competente, )

preservación

La totalidad de principios, políticas y estrategias que controlan las actividades destinadas a asegurar la estabilización y física y tecnológica, así como la protección del contenido intelectual de materiales (datos, documentos o archivos). Véase también: “preservación de documentos de archivo”, “preservación de objeto persistente”.

preservación archivística

s., Estabilización y protección física y tecnológica del contenido intelectual de documentos de archivo para su secuencia de preservación continua, perdurable, estable, duradera, ininterrumpida, inquebrantada, sin un final previsto. Véase también: “preservación digital”, “preservación permanente”, “preservación de objeto persistente”.

preservación digital

s., El proceso específico para mantener los materiales digitales durante y a través de las diferentes generaciones de la tecnología a través del tiempo, con independencia de donde residan.

presunción de autenticidad

s., Inferencia que afirma la autenticidad de un documento de archivo, extraída de hechos conocidos acerca de la manera en que ese documento fue creado y ha sido mantenido. (See also:  autenticidad, autenticación, evaluación de autenticidad, requisito de autenticidad, requisitos básicos de autenticidad, requisitos de referencia, )

primera manifestación de un documento de archivo

La forma documental que tiene un documento de archivo cuando se abre por primera vez al momento de su recepción o justamente después de haber sido capturado (identificado) y declarado como documento de archivo. Véase también: “documento de archivo original”.

procedimiento documental

El conjunto de reglas establecidas para elaborar un documento de archivo. A mayor estandarización y rigor en el procedimiento, mayor fiabilidad de que el documento de archivo sea lo que presume ser.

reconstituir

Ensamblar y ligar los componentes digitales almacenados de un documento para permitir su reproducción y manifestación en forma auténtica. Véase también: “representar”, “reproducción de documentos de archivo digitales”.

refrescado

s., El proceso de copiar cierto contenido digital desde un medio digital hacia otro (incluye copiado al mismo tipo de medio). También se le conoce como: “refresco". (See also:  conversión, refrescado de documentos de archivo, )

refrescado de documentos de archivo

s., El proceso de recopia de documentos de archivo digitales durante el curso normal de las actividades de la organización, buscando asegurar su continua y futura accesibilidad dejando intacto su contenido intelectual. Este proceso se efectúa cuando el medio o soporte se va considerando obsoleto o degradado. También se le conoce como: “refresco de documentos de archivo”. (See also:  migración de documentos de archivo, migración transformativa de documentos de archivo, )

registro de protocolo

s., Un tipo de registro que consigna los atributos de identificación de los documentos de archivo entrantes, salientes e internos, especificando la acción tomada con ellos. Se le llama también registro de correspondencia u oficialía de partes.

requisito de autenticidad

s., Especificación de los elementos de forma y contexto que necesitan ser preservados para mantener la autenticidad de cierto tipo de documento de archivo digital. (See also:  autenticidad, autenticación, presunción de autenticidad, requisitos básicos de autenticidad, requisitos de referencia, )

requisitos básicos de autenticidad

s., Condiciones mínimas necesarias para permitir al preservador avalar la autenticidad de las copias de los documentos de archivo digitales de un creador y que se encuentran bajo su custodia. (See also:  autenticación, autenticidad, evaluación de autenticidad, presunción de autenticidad, requisito de autenticidad, requisitos de referencia, )

requisitos de referencia

s., Condiciones que sirven al preservador como base para la evaluación acerca de la autenticidad de los documentos de archivo digitales durante la valoración, especialmente para aquellos que se pretende sean transferidos a a un archivo histórico. (See also:  autenticación, autenticidad, evaluación de autenticidad, presunción de autenticidad, requisito de autenticidad, requisitos básicos de autenticidad, )

restricciones de acceso

s., También llamado “acceso restringido”. Autoridad especial otorgada a una persona, puesto u oficina dentro de una organización o dependencia para acceder a un documento de archivo.

salvar

v., Guardar o fijar un objeto digital en un medio de almacenamiento digital no volátil.

sello digital de tiempo

s., También conocido como “sellado de tiempo”. Es un código binario adjuntado por una autoridad a un documento de archivo que indica la fecha y hora en la cual ocurrió cierto evento sobre el documento, tal como creación, recepción, lectura, modificación o eliminación del mismo.

separar

v., Declarar un documento de archivo y retenerlo – apartarlo, guardarlo – para futura referencia o uso, generalmente en un sistema de gestión de documentos de archivo. (See also:  crear un documento de archivo, creación de un documento de archivo, declaración de documentos de archivo, elaboración de documentos de archivo, gestión de documentos de archivo, )

sistema de descripción archivístico

s., Conjunto de instrumentos descriptivos que proporcionan el control físico e intelectual de los documentos de archivo en una institución o programa archivísticos. Incluye, sin ser limitativo: guías, inventarios, indices y ubicación topográfica.

sistema de gestión de documentos de archivo

Conjunto de reglas que rigen el almacenamiento, uso, permanencia y disposición do documentos de archivo y/o información acerca de ellos, así como las herramientas y mecanismos usados para implementar dichas reglas. (See also:  gestión de documentos de archivo, )

sistema de preservación archivística

s., Conjunto de principios, políticas, reglas y estrategias adoptadas por una institución o programa archivísticos para mantener a lo largo del tiempo los componentes digitales y su información relacionada así como para reproducir documentos de archivo auténticos y/o agregaciones de ellos que hayan sido producidos mediante la interpretación de controles externos aplicando éstos últimos a los documentos de archivo seleccionados para su preservación.

sistema de recuperación

Grupo de reglas que rigen la búsqueda y localización de documentos de archivo dentro de un sistema de mantenimiento documental, así como las herramientas y mecanismos utilizados para implementar dichas reglas.

sistema digital

s., Cualquier sistema que maneja datos binarios y/o numéricos en contraste a un sistema analógico.

sistema jurídico

Grupo social que organizado sobre la base de un sistema de reglas y normas incluye tres componentes: el grupo social, el principio organizacional del grupo social y el sistema de reglas vinculantes reconocidas por el grupo social.

transmisión

s., Desplazamiento de un documento de archivo a lo largo del tiempo y del espacio (de una persona u organización a otra, o de un sistema a otro).

valoración

s., El proceso de determinar el valor de los documentos de archivo con el propósito de establecer el período y condiciones de su preservación.

variabilidad vinculada (acotada, limitada)

s., Cambios a la forma y/o contenido de un documento de archivo digital que están limitados y controlados por reglas fijas, de tal forma que la misma pregunta, solicitud o interacción (query) siempre genera el mismo resultado. Véase también: “forma fija”, “fijeza”, “estable”.

videodisco digital

También conocido como “DVD” por digital video disc. Soporte óptico digital circular capaz de almacenar de 4.7 a 8.5 gigabytes de datos digitales sobre dos pistas o ranuras continuas, microscópicas, espirales, que se graban y leen sobre una o dos de sus superficies por medio de un rayo láser. Sus especificaciones lógicas de formato digital están establecidas en la especificación denominada: “Formato de Disco Universal” (UDF por Universal Disk Format). Sin.: disco digital versátil. (See also:  medio digital, )

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